Vintern 2020 kontaktade norska Kystverket (motsvarigheten till Sjöfartsverket) Tribia för att starta med Interaxo Project som projektverktyg. Så småningom växte behovet fram att förändra arkiveringsprocessen – en tidskrävande uppgift som man ville effektivisera. Detta blev början på en egen integration i Interaxo.
Krav på dokumentation
Kraven från myndigheter på arkivering är en hygienfaktor att räkna med i det norska Kystverkets utvecklingsprojekt. Men detta är också en tidskrävande process som man helst inte lägger mycket tid och resurser på en hektisk vardag. Marit Olsen, senioringenjör och kvalitetschef för utveckling på Kystverket, är glad över att nu kunna använda denna tid på andra områden.
"När vi först kontaktade Tribia var det inte med ett helt definierat önskemål, men vi såg ganska snabbt ett växande behov av att förbättra effektiviteten”, minns hon.
Det norska Kystverket använder arkiveringssystemet Elements utöver Interaxo Project. Processen med mellanlagring av dokumentation för att senare lägga in denna i lösningen har varit krånglig – både vad gäller tiden som lagts ner på själva arkiveringen, men även utbildning av de som ska utföra arbetet.
"Vi ville ha en enklare lösning utan denna flaskhals för saker som skulle arkiveras", säger Olsen.
Marit Olsen, Senior ingenjör och Kvalitetsansvarig
för utveckling i Kystverket.
Flaskhalsen är borta med ny integration
Resultatet av det nära samarbetet mellan norska Kystverket, Tribia och Sikri (leverantör av element), var utvecklingen av en helt ny integration "Interaxo2Elements". Med detta på plats överförs nu arkivvärd dokumentation både automatiskt och kontinuerligt mellan projektverktyg och arkivsystemet. Enligt Olsen sparar detta Kystverket upp mot 90 % av tiden jobbet tidigare tog!
"Det är en stor lättnad för en upptagen projektledare att ha det här alternativet. Det har varit väldigt användbart hittills”, säger hon.
Efter implementeringen i somras används nu integrationen på fyra av Kystverkets projekt och kommer att vara standard för framtida projekt i framtiden.
Det är en stor lättnad för en upptagen projektledare att ha det här alternativet.
Utveckling i linje med kundens behov
Från Tribia sattes konsultchef Nicolai Loennecken på ärendet för att hjälpa Kystverket att hitta en bättre lösning, vilket Olsen är glad över.
"Samarbetet har fungerat jättebra! I de perioder vi varit för upptagna för att följa upp framstegen har Nicolai varit på bollen – och det har vi behövt”, säger hon och fortsätter, ”en av nycklarna är också att vi lyckats få till en fungerande projektgrupp".
Bild: Anläggning i Raftsundet i Lofoten på sträckan Stamsund-Risøyrenna där den nya integrationen, Interaxo2Elements, har tagits i bruk.
Foto: Espen Mortensen.
Loennecken anser själv att Tribia har allt att vinna på en nära dialog med kunderna och tar upp Kystverket som ett exempel på hur bra det kan gå när man avsätter tid för att lösa utmaningar från start.
"När vi förstår kundens utmaningar är det också lättare att hitta bra lösningar. Värdet av att lägga tid på att upptäcka sådana behov från början ger långsiktigt värde", säger Loennecken.Han berömmer norska Kystverket både för att de utmanat Tribia med ett konkret problem och för den insats de gjort i projektgruppen.
"De gav oss en utmaning och avsatte tid för att tillsammans utveckla den bästa lösningen. Det är klart att det här har varit ett givande samarbete när alla är nöjda och vi ser hur mycket tid de nu sparar", avslutar han.