Visuelle tavler gjør møtene mer effektive og forenkler administrasjonen mellom møtene betydelig. Spørsmål og svar kan loggføres før møtet, slik at man holder fokus på beslutningene som skal tas. Unngå langvarige diskusjoner mellom enkeltparter, som stjeler tid fra alle. Legg slike diskusjoner til egne arbeidsmøter, og fokuser først og fremst på saker som er klare for beslutning. Deretter kan man behandle nye spørsmål.
Hva innebærer det for prosjektdeltakerne?
Før møtet
Deltakerne stiller spørsmålene sine via ”spørsmålstavlen”, en matrise der man finner avsendere på y-aksen og mottakere på x-aksen.
Spørsmålet stilles til én eller flere mottakere, og man kan legge ved dokumenter.
Ønsket svardato kan angis i spørsmålet, det gir en oversikt over hva som er prioritert her og nå. Mottakeren kan da via ”ukevisningen”, en matrise med mottakere på y-aksen og ukenummer på x-aksen, se hvilke spørsmål som må besvares før neste møte.
Når spørsmålet er besvart, sendes det til godkjenning og håndteres deretter under møtet.
Under møtet
For selve møtet betyr det at mange detaljdiskusjoner allerede er håndtert separat, og dermed ikke stjeler verdifull tid fra møtet og de andre deltakerne. Spørsmålene tas opp i løpet av møtet, og beslutningene forankres i gruppen.
Etter møtet
Formidler relevant informasjon fra ”Beslutningsloggen” til kollegene.
Hvordan jobber møtelederen?
Før møtet
Planlegger møtet ved å velge ut og sette seg inn i spørsmål som er aktuelle for nåværende uke og en uke frem i tid, for eksempel. Benytter datovelgeren i ”ukevisningen” for å vise ønsket tidsintervall.
Under møtet
Bruker egen plan for å gå igjennom ”ukevisningen”, leder møtet og identifiserer behov for nye arbeidsmøter. Spørsmål som krever et arbeidsmøte, separeres fra andre spørsmål for enklere håndtering.
Beslutninger forankres i gruppen og sendes videre i forløpet.
Etter møtet
Beslutningene gås igjennom og tydeliggjøres ved behov. Når de er lagret i beslutningsloggen, blir de låst for redigering. Dette gjør det mulig å helt, eller delvis å overlate protokollen.
Visuelle tavler til prosjektet mitt!
Ta kontakt med oss, så finner vi i fellesskap den riktige løsningen for ditt prosjekt og dine eksisterende prosesser.