Alle bruker e-post i jobbsammenheng. Enten det er for å stille et enkelt spørsmål til en kollega, gjøre en viktig avklaring, eller kommunisere med eksterne parter. Det er når man bruker e-post til å ta viktige beslutninger eller som et informasjonsgrunnlag i et prosjekt, det kan gå galt. Men hvorfor er det slik?
Én e-post må vel gå greit?
Og hvorfor bruker vi så mye e-post? Hva gjør at man foretrekker å sende en enkel oppklaring på e-post til en entreprenør midt i et prosjekt? Jo, det er enkelt og det går raskt.
Men i et prosjekt så kan det som i starten virker enkelt å tidsbesparende, bli det stikk motsatte i slutten av prosjektet. Hvis man først begynner med e-post som primært kommunikasjonsmiddel, er det utrolig vanskelig å komme seg ut av det. Plutselig ligger mange viktige beslutninger og retningslinjer spredt, og det kan være vanskelig å få oversikt.
Men hvorfor skal jeg logge inn i et system når jeg bare kan sette de relevante partene på kopi og få svar umiddelbart? Dette går greit helt til en viktig e-post havner i søppelposten hos prosjekterende, eller entreprenøren er glemt og bli satt på kopi på en lang e-postkjede.
Det er da kabalen faller sammen, og den tungvinte prosessen for å finne ut hvor det har gått galt, og hvordan en ting som ikke skulle ha blitt godkjent, ble det.
Men hvilke andre faktorer kan spille inn?
Når man bruker e-post som kommunikasjonsmiddel er det stor fallhøyde når ting først går galt. Her er noen av de viktigste faktorene du må ta høyde for.
- Viktige beslutninger kan bli tatt på feil grunnlag. Det er ikke alltid søkefunksjonen i mailtjenesten fungerer optimalt. Når en beslutningstaker skal finne en e-post, kan det være at den e-posten ikke lenger er gjeldende. Hvis man ikke finner noe som tilsier annet, blir da beslutningen tatt på uriktig informasjon, som kan bli svært vanskelig å rette opp i ettertid.
- Viktige parter blir ikke tatt med. Når man bare har to til tre parter å forholde seg til går det greit. Men i et prosjekt er det mange parter som skal være med i ulike beslutningsledd. Når man da skal sette 10 personer på kopi, er det lett at en eller to går i glemmeboken. Konsekvensen av dette kan være at personer som egentlig har innvendinger å komme med, blir utelatt av beslutningsprosessen.
- Tvister i ettertid. Det er ikke ukjent med tvister i byggebransjen. Hvis to parter skal finne ut av en tvist i ettertid, er det alfa omega å ha et riktig og sporbart informasjonsgrunnlag. Man må kunne se hvem som har tatt hvilken beslutning, og til hvilken tid. I et stort prosjekt kan antall e-poster komme opp i hundre eller tusentallet – og da er det ikke like enkelt å finne frem. Det er heller ikke lett å finne ut hvem som har feil, da det kan være at riktige beslutninger er tatt på feil informasjon.
Dette er bare noen få eksempler som kan oppstå når man bruker e-post til å ta viktige beslutninger. Så hvordan kan man starte på riktig måte?
Bruk Interaxo og etabler gode vaner og struktur fra starten av
I et prosjekt er det viktig å ha en god struktur og en strømlinjet beslutningsprosess. En løsning der alle relevante parter er med fra starten av, og blir opplyst når og hvor viktige beslutninger tas.
Det er dette problemet vi har tatt tak i – og løst med Interaxo. Tar du i bruk Interaxo i planlegging, gjennomføring og overlevering har du absolutt all informasjon samlet på ett sted.
Alle beslutningstakerne er med fra starten av, og oppgaver og endringer som må gjøres, går gjennom en strømlinjet beslutningsprosess, der er det ikke er et snev av tvil hvem som har gjort hva.
I tillegg kan du være sikker på at informasjonen du har foran deg, er den rette. Med Interaxo sin endringshåndtering blir den siste revisjonen eller endringen, alltid den gjeldende. Det gjør at du kan ta beslutninger raskt – og på rett grunnlag.
Spar tid og penger
Interaxo gjør det enklere i alle steg av prosjektet. Det går raskere for beslutningstakere å ta de viktige avgjørelsene, samt er det en trygghet for den som gjennomfører prosjektet å vite at endringer er gjort av de riktige personene. Når disse leddene kan gjøres raskere, kan også arbeidet gå i gang tidligere.
Hvis det i etterkant skulle oppstått en tvist, så har man også alt dokumentert i Interaxo, og man slipper å lete gjennom kjede på kjede med e-poster for å finne hvem som tok beslutningen. Vi har også lagt til rette for en sømløs overføring av prosjektet når det skal overføres etter prosjektslutt, der all FDV informasjon enkelt plukkes opp, sorteres og samles.
Alle disse tidsbesparende faktorene gjør at du sparer penger både før, under og etter prosjektet.
Ikke gå i e-postfellen! Ta kontakt med oss, og bruk Interaxo til ditt neste prosjekt du også.