Vinteren 2020 tok Kystverket kontakt med Tribia fordi de ønsket å starte opp med Interaxo Project som prosjektverktøy. Etter hvert meldte det seg også et økende behov for å endre arkiveringsprosessen - et tidkrevende arbeid man ønsket å effektivisere. Dette ble starten på en helt egen integrasjon.
Krav til dokumentasjonKravene fra offentlige myndigheter om arkivering er som hygienefaktor å regne i Kystverkets utbyggingsprosjekter. Men dette er også en tidkrevende prosess man helst skulle sluppet å bruke mye tid og ressurser på i en travel hverdag. Marit Olsen, Senioringeniør og Kvalitetsleder for utbygging i Kystverket er glad for nå å kunne disponere denne tiden på andre områder.
"Da vi først tok kontakt med Tribia var det ikke med et helt definert ønske, men vi så et økende behov for å effektivisere", minnes hun.
Kystverket benytter arkiveringssystemet Elements i tillegg til Interaxo Project. Prosessen med mellomlagring av dokumentasjon for senere å legge denne inn i løsningen har vært tungvindt - både med tanke på tiden som går til selve arkiveringen, men også opplæring av de som skal utføre jobben.
"Vi ønsket oss en enklere løsning uten denne flaskehalsen for at ting skulle bli arkivert", sier Olsen.
Marit Olsen, Senioringeniør og Kvalitetsleder
for utbygging i Kystverket.
Dørstokkmilen borte med ny integrasjon.
Utfallet av tett samarbeid mellom Kystverket, Tribia og Sikri (leverandør av Elements), ble utviklingen av en helt ny integrasjon "Interaxo2Elements". Med denne på plass overføres nå arkivverdig dokumentasjon både automatisk og kontinuerlig mellom prosjektverktøy og arkivsystem. I følge Olsen sparer dette Kystverket for bortimot 90% av tiden jobben tidligere tok!
"Det er en stor lettelse for en travel prosjektleder å ha denne muligheten. Det har vært veldig nyttig så langt", sier hun. Etter implementering i sommer brukes nå integrasjonen på fire av Kystverkets prosjekter, og vil være standard for kommende prosjekter i tiden fremover.
Det er en stor lettelse for en travel prosjektleder å ha denne muligheten.
Utvikling på lag med kundens behov.
Fra Tribia ble Nicolai Loennecken, leder for rådgivning, satt på saken for å hjelpe Kystverket å finne en bedre løsning, noe Olsen er glad for.
"Samarbeidet har fungert kjempefint! I de periodene vi har hatt det for travelt til å følge opp fremdrift har Nicolai vært på ballen - og det har vi hatt behov for", sier hun og fortsetter, "noe av nøkkelen er også at vi klarte å få til en fungerende prosjektgruppe".
Bilde: Anlegg i Raftsundet i Lofoten på strekningen Stamsund-Risøyrenna er blant prosjektene hvor den nye integrasjonen ,Interaxo2Elements, er tatt i bruk. Foto: Espen Mortensen.
Selv mener Loennecken at Tribia har alt å hente på en tett dialog med kundene, og drar frem Kystverket som eksempel på hvor bra det kan gå når man setter av tid til å løse utfordringer fra start.
"Når vi forstår kundens utfordringer er det også enklere å finne gode løsninger. Verdien av å bruke tid på å avdekke slike behov fra start gir langsiktig verdi", sier Loennecken. Han berømmer Kystverket både for å utfordre Tribia med en konkret problemstilling og den innsatsen de har gjort i prosjektgruppen.
"De gav oss en utfordring og satt av tid til sammen å utvikle den beste løsningen. Det er klart dette har vært et givende samarbeid når alle er fornøyd og vi ser hvor mye tid de nå sparer," avslutter han.
Ta kontakt i skjemaet under for en hyggelig prat om en mer effektiv hverdag.