Hender det at du leter etter informasjon i et møtereferat?
Har du sittet sene kvelder og skrevet referat fra møter som du allerede begynner å glemme detaljene fra?
Hvor ofte hender det at møtedeltakerne stiller uforberedt i møtene dine?
Dette er noen av utfordringene jeg møter når jeg snakker med deltakere i prosjekter fra bygge bransjen. Mer eller mindre alle er fortvilte over hvor mye tid som sløses bort, de er opptatte av hvordan de kan bli mer effektive, men dessverre kjenner ikke alle til hvordan.
Dette innlegget viser deg hemmeligheten. Her vil du se hvordan du kan snu det hele rundt og heretter sette MØTENE i fokus. Møtene er jo stedet hvor prosjektet går gjennom hver sak sammen, med mål om å tildele aksjoner, sikre fremdrift og å finne effektive løsninger. Hvorfor skal dette møtet resultere i et kjedelig møtereferat som sjelden leses eller hentes opp igjen?
Hva med å snu det helt om?
Hva om prosjektmøtet ble ukens opptur?
Det er absolutt mer effektivt om sakene er utgangspunktet for all opphenting av informasjon fra møtene i istedenfor selve møtereferatene. Når noen skal oppdatere seg er det nærmest utelukkende saken som er kjernen og utgangspunktet. Hvorfor kan ikke all historikk tilknyttet saken være på ett og samme sted?
Flere ganger opplever jeg at Excel skjema brukes for å ha en oversikt over sakene i stikkordsform slik at en har diverse sorteringsmuligheter. Dette samtidig som selve innholdet for hver av sakene som tas opp blir oppdatert i et Word dokument som senere blir referatet. Skal det linkes til andre dokumenter som tegninger eller beskrivelser så blir dette en salig blanding av dokumenter å holde styr på. Informasjonen er ofte lagret på ulike steder og i ulike deler av prosjektstrukturen. Hvor enkelt er det å lete opp i denne informasjonen i etterkant?
Her er det viktig å unngå unødvendig administrativt arbeid og heller ha fokus på å finne en løsning som kan samle dette Word referatet, Excel skjemaet og de andre filene i ett og samme system og på ett og samme sted.
Mange kjenner seg nok igjen i å fargelegge Excel kolonner for å visualisere om de er pågående eller avsluttet eller en status i mellom. Riktig oversikt gir god kontroll over saker noe som er avgjørende for en effektiv fremdrift. Her er det visuelle svært viktig og derfor er det nyttig å kunne luke bort alle saker som ikke lenger er interessante å se. Det er desto viktigere å enkelt se hvilke saker som bør prioriteres. Verktøy som enkelt gir riktig oversikt tilpasset forskjellige behov gir god kontroll. Dette, samt å ha enkle muligheter for søk og tilrettelegging av riktig utvalg av saker en er ute etter sørger for at prosjektmedlemmene bruker tiden effektivt.
Å purre på saker som må gjøres er blitt en tidstyv i mange prosjekter og e-poster sendes kun for å purre på noe som burde vært ferdig. Og når saken er utført skal det være en ekstra kontroll for å kontrollere at det er utført i henhold til avtalt? Automatiske varslinger gjør mye av jobben for prosjektlederne. Varslinger ved tildeling av en sak samt varsling i en bestemt tidsperiode før frist utløper vil fungere som en ekstra hjelper for prosjektleder. Om en også kan sette opp automatisk varsling når noe skal kontrolleres vil prosjektleder reagere når de får beskjed istedenfor å aktivt måtte undersøke om noe skal kontrolleres. Her handler det om små funksjoner som gjør hverdagen enklere!
Med denne samhandlingsløsningen har du en unik håndtering av referater fra møter, som sikrer god og enkel gjenfinning og oppdateringsfunksjon. Alle har all informasjon på ett sted og man finner raskere informasjonen man er ute etter. God kontroll og oversikt skaper trygghet for deg og dine prosjektdeltagere.
Hvilke besparelser får ditt prosjekt om hver deltaker sparer en time per uke?
Oversikt over hvilke saker som skal tas opp i møtet er et viktig ledd i forberedelsen til møtet. Her er det nyttig å først kunne få oversikt over hvilke saker som har status som pågående og deretter kunne filtrere / gruppere sakene basert på tematisering tilknyttet sakene. RIB, RIE eller f.eks. møtedato, ansvarlig, forfallsdato osv. er eksempler på temaer som er nyttig å kunne filtrere etter. Temaene er en del av tilleggsinformasjonen man selv kan bestemme. Disse gir også stor fleksibilitet til å gi forskjellige oversikter som en ønsker å hente opp i senere tid. Agendaen for møtet blir klar på kort tid slik at møtet kan starte.
Nå har du utvalget som skal tas opp i møtet. Neste steg er visningen. I møtet åpner du saken dere skal starte med og ser med det all informasjon om dette punktet, som hvem som er ansvarlig, tidsfrister, hva oppgaven består i mm. I ett og samme bilde vises all tilleggsinformasjon til saken, alle filer som har med saken å gjøre samt en logg som viser alle digitale spor av endringer i saken. I tillegg til dette vises en smart kommunikasjons- / dialogboks som gir en god oversikt over meldinger tilknyttet aksjonen fra forskjellige prosjektdeltagere.
Når dere har ny informasjon i denne saken legges informasjon om hvem og hva som blir sagt i et beskrivelsesfelt som er en del av tilleggsinformasjonen. Her kan en også supplere med hvilke andre deltakere som er til stede i møtet. Her vil man senere kunne hente opp igjen informasjonen, samt prosessen og informasjon knyttet til selve sakene. Når en nå oppdaterer informasjon til saken gjøres dette på storskjermen slik at personene i møtet får en mulighet til å si ifra om noe bør omformuleres eller endres. Deretter går en videre til neste sak. Du får både god struktur på møtet ditt, slipper å skrive referat, og sikrer at alle ser saken i tilknytning til prosess.
I flere tilfeller er det eksterne parter som settes som ansvarlig for saker. I slike tilfeller er det mange ganger nødvendig å legge til rette for en kontroll av at saken er utført i henhold til avtale. Her vil Interaxo løse denne utfordringen ved at det settes opp et status steg mellom pågående og avsluttede saker som kan kalles kontroll steget. Saker som avsluttes sendes dermed til dette steget som også kan sende et automatisk varsel til riktig person. For å være helt sikker på at alle sakene blir behandlet på riktig møte sørger en for at det kun er de riktige personene som kan flytte saker fra kontroll til avsluttet. God kontroll er ofte avgjørende for å trygge kvalitet i leveranse.
Når sakene ferdigstilles flyttes sakene til status «avsluttet» og informasjonen tilhørende saken blir låst for redigering. All informasjon, inkludert beslutningsunderlag, finnes nå i aksjonen. Når sakene er ferdigbehandlet og «arkivert» under status avsluttet er den fortsatt lett tilgjengelig for opphenting dersom det er ønskelig. Dermed sikrer du all dokumentasjon og prosess rundt hver sak, også for ettertiden.
Om det allikevel er behov for å skape en form for rapport av sakslisten en har tatt opp for et bestemt møte så gir Interaxo mulighet for å eksportere sakslisten til excel. Dette gir stor fleksibilitet til å behandle informasjonen videre.
Interaxo er en skyløsning. Dette gir prosjektdeltagerne unik mulighet til å holde seg oppdatert samt å oppdatere sakene mellom møtene. Ved å legge til rette for alltid oppdatert informasjon hos prosjektdeltakerne vil en kunne minimere behov for ordinære møter. Noe som igjen sparer både tid og penger. Fleksible muligheter for å varsle aktuelle personer sørger også for at personer heller kan reagere når noe skjer enn å bruke tid på å lete etter oppdateringer.
Disse 5 punktene bør du huske på før du starter opp ditt neste møte:
Med aksjonslister i Interaxo sikrer du deg full oversikt over alle saker, effektiv leting etter informasjon, god kontroll på status for sakene, sikkerhet i at prosjektdeltakerne er oppdatert til enhver tid samt at du minimerer administrativt arbeid med møtereferat i etterkant av møtene. Det blir enklere for prosjektdeltagere å finne det de skal fokusere på og møte mer forberedt til møtene. Du får rett og slett en tryggere og mer effektiv behandling av sakene til ditt prosjekt.
Vår erfaring viser at du sparer deltakere for tidstyven e-post og beslutninger kommer tydeligere frem. Handlingene er mer konkrete og ikke minst:
Du får mer spennende, effektive møteplasser og dine møter blir til ukas helt!
Send meg en e-post i dag om du vil vite mer!