Er dagens dokumenthåndtering i prosjekter god nok?

I prosjekter må du ofte handle raskt og fatte beslutninger fortløpende. Under slike omstendigheter er det elementært at alle prosjektdeltakere har tilgang til hvilke vedtak og endringer som kommer fra deg, de andre i prosjektgruppen, ledelsen eller andre beslutningstakere for prosjektet. 

Dette for å sikre at prosjektet blir gjennomført riktig -at dere faktisk bygger det dere skal. Det ser lettere ut på papiret enn det det er i virkeligheten, blant annet fordi byggebransjen benytter mange ulike måter for å håndtere dokumentasjon. 

Fra Post-it lapper til Excel, 6 utfordringer

• Med mange ulike system, der forskjellig informasjon skal legges inn, som samtlige prosjektdeltakerne skal holde seg løpende oppdatert, kan det fort bli utfordrende. Det er ikke alltid like lett å huske og legge inn, notere hendelser eller beslutninger i prosjektet. Spesielt da du ofte befinner seg ute på byggeplassen, har befaringer, møtevirksomhet eller generelt er borte fra  kontorpulten. Samtidig skal du også sørge for at alle som skal ha tilgang, faktisk har tilgang. 

• Møteprotokoller kan fort bli liggende sammen med andre relevante dokumenter, enten i perm eller i en prosjektportal.

• Dessverre er ikke  Post-it lappen ute av bruk. Dette er en typisk fallgruve for kommunikasjon, én lapp kan bli liggende eller forsvinne i bunken av all annen informasjon som fort kan flyte på pulten i en hektisk hverdag. Da er mulighetene store for at informasjonen ikke når rett mottaker, og vi har straks en konflikt gående. Enten om det er du, en av dine ansatte eller noe du skulle brakt videre til ledelsen som ikke når frem. Tenk at det kan oppstå problemer ut av noe så lite som én  Post-it lapp!

• Et bilag eller et utlegg kan fungere på akkurat samme måte; å bare forsvinne i mengden av papir. Selv om det ikke skulle dreie seg om store beløp, så fører det raskt til irritasjon og unødige komplikasjoner.

• Gjørelister som ligger i Excel, er fort å glemme og oppdatere. Eller sette av tiden som kreves med å ha et Excel-ark med god oversikt, og riktig programmering. Videre er det fort gjort at hver og en har sin egen oppdaterte versjon liggende lokalt på en PC - gjøremål kobles verken sammen eller til rette vedkommende.

• En velkjent utfordring i byggebransjen er informasjonsmengden. Det ender raskt med en overfylt innboks, og opphopning av e-post. Det blir raskt et uoversiktlig kaos, vanskelig å nøste opp i, og viktige avgjørelser kan ta uforholdsmessig lang tid og få store konsekvenser.

Konsekvensene av mangelfull dokumentasjon

Det er ikke et ukjent fenomen innenfor bygg og anleggsbransjen at det har blitt rettslige konsekvenser av større eller mindre skala. Søksmål. Det er vel en ekvivalent av mareritt for en prosjektleder!

Å ikke ha et godt system for dokumentasjon kan få konsekvenser, også etter gjennomført prosjekt. Det kan bli stilt spørsmål omkring grunnlaget for beslutninger som er fattet, utførelse eller andre momenter i prosjektet, og du må stå til ansvar for feil og mangler. 

I medias søkelys

Om det dreier seg om større eller mindre prosjekter, enten i statlig eller privat sektor, så har du mange prekære saker liggende på nett, bare noen tastetrykk unna. Av nyere karakter kan vi vel huske en velkjent sak ved utbyggingen av Stortinget, der sluttsummen for byggeprosjektet hadde økt fra 1,1 milliarder kroner, -som i utgangspunktet er en stiv pris på et prosjekt, til svimlende 2,3 milliarder kroner. 

Stortinget la skylden over på utbygger, og stevnet prosjekteringsselskapet for den nette sum av  125 millioner kroner. Denne saken fikk rikelig med medieomtale, det har nok litt med summene å gjøre. Samt det faktum at det er bruken av norske skattebetaleres lommebok det dreier seg om. I slike tilfeller er det viktig å “ha orden i sysakene”. Om du vil lese mer om denne saken har vi en lenke her. 

Da konsekvensene banker på døra, kan det være at du møter ansvarsfraskrivelse hos andre, med utydelige svar, bortforklaringer, beskyldninger og andre konflikter. Hvem kan skille på hvem som har sagt hva, gjort hva, eller fattet beslutningene, om det er kaos i papirene? Selv om ovennevnte sak er i det øvre prissjiktet, så kan en prosjektleder miste nattesøvnen av mindre saker enn denne.

Hvem skal ta regningen?

For å finne ut av hvem som skal ta regningen i et slikt tilfelle, er det viktig å kunne spore dokumentasjonen. Slik at du i ettertid kan gå tilbake i tid for å se hvem som har fattet hvilke beslutning, -og det vil det bli ved å bruke digitalt revisjonsspor. 

Ved å ha kontroll på dokumentasjonen, kan selskapet bli spart for enorme summer som tidligere er blitt brukt på flittige, men dyre advokater. De har hatt den heldige oppgaven å sortere møtereferater, e-post-korrespondanse og nøster opp i hva som har skjedd, når en befinner seg i en uheldig situasjon med en tvist eller rettslig prosess. 

Men med digitalt revisjonsspor kan denne jobben skrinlegges. Et slikt system sørger for fortløpende samhandling, der alt også kan spores enkelt tilbake i ettertid om det skulle være behov, slik at advokatene ikke lenger trenger å være detektiver. 

En annen kostnadsbesparende fordel med digitalisering, er forsikringen om at de rette partene tar de rette beslutningene til rett tid, og på rett måte, gjennomgående i prosjektet. Slik at dere faktisk bygger det dere skal, -slik dere skal. Det minsker også muligheten for tvister og rettssaker!