FDV eller FDVU-innsamling (forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) er lovpålagt dokumentasjon for bygg som skal forvaltes, driftes, vedlikeholdes og utvikles – enkelt forklart.
Men det er en stor frustrasjon knyttet til FDV-innsamling. Hvordan samler man dette inn, og hvordan leverer man det riktig? Når man må forholde seg til en overleveringsdato, ser vi gjentatte ganger at det blir gjort mye skippertak i slutten. Så hvordan sikrer man en effektiv innsamling og en bedre struktur på denne viktige delen av prosjektet?
Hva er FDV-innsamling?
Man vet hva FDV betyr, men hvordan foregår det i praksis i et byggprosjekt? Det første man må ha er en mal for innsamling av FDV dokumentasjon. Denne malen skal inneholde ferdig oppsatte metadata, samt en definert prosess som tilpasses for å samle inn riktig informasjon. Det burde også være et API som automatiserer prosessen, hvis ikke kan det bli utrolig tidkrevende. Slike API'er er vanlige, og som ofte gratis i en FDV-pakke.
I en FDV-innsamling skal altså alle drifts- og vedlikeholdsoppgaver i hele byggverkets driftsfase samles inn. Kort forklart skal all relevant informasjon for et ferdig bygg i driftsfasen, overleveres til driftsansvarlig ved ferdigstillelse.
Hvorfor?
Plan- og bygningsloven pålegger ansvarlig søker å fremskaffe og overlevere nødvendig dokumentasjon før søknad om ferdigattest. Hvis dette ikke innleveres innen tidsfrist, kan det føre til unødig etterarbeid, purringer eller mangelfulle overleveringer. Dette finner du i § 21-10.Sluttkontroll og ferdigattest i Plan- og bygningsloven.
Oslo Kommune sier at en «omforent byggeprosjektplan skal inneholde innsamling og levering av FDV dokumentasjon. Denne FDV leveransen skal også oppdateres i takt med prosjektet, for å kunne håndtere risiko som f.eks. forsinkelser, konkurser med mer etter vanlige varslingsprosedyrer». Dette finner du på SKOK sine nettsider (Standard kravspesifikasjon for Oslo kommune) her.
Som vi har sett ovenfor skal FDV-dokumentasjon danne et grunnlag for senere drifts- og vedlikeholdsmessig arbeid. Men det er ikke bare til drift man trenger denne informasjonen. FDV-innsamlingen skal også inneholde nødvendig informasjon ved eventuelle konsekvenser på bruksendringer i ettertid.
Eksempler på dette er ved brannceller. Dette er viktig informasjon som skal overleveres, da det viser byggets begrensninger og konsekvenser av eventuelle endringer.
Utfordringer
Mange av frustrasjonene ved FDV oppstår når man ikke har en klar tanke om hvordan man skal samle det inn, eller en uklarhet hva slags forventninger som kommer fra driftsansvarlig.
- En stor utfordring er at mye må innhentes og gjøres etter den opprinnelige overleveringsdatoen. Dette fører til merarbeid for begge parter. Når man begynner med innsamlingen for sent, kan det være vanskelig å få tak i informasjonen i ettertid.
- Det eksisterer ofte et gap mellom prosjektansvarlig og driftsansvarlig om hva som forventes på FDV- innsamlingen, noe som bidrar til økt frustrasjon.
- Det er også mye manuell eksportering av filer, som igjen er veldig tidskrevende og fører til en høyere prosjektkostnad. Det kan også bli vanskelig i ettertid å få oversikt over hva som er levert og ikke levert.
Disse forsinkelsene kan også føre til at penger holdes igjen frem til FDV dokumentasjon leveres. Er det rart man blir frustrert?
FDV-innsamling hos Interaxo
For å sikre god FDV-innsamling er det viktig å være bevisst på hvordan du ønsker å strukturere dette før prosjektet starter.
Fordeler med Interaxo
- Bruker du vår FDV løsning sikrer du en kontinuerlig innsamling og oppfølging av data. Vi tilbyr deg vårt skreddersydde malverk og prosess som enkelt viser underentreprenører og leverandører hva som skal leveres av informasjon for hver bygningsdel.
- Interaxo gjør at du får en innsamling av FDV dokumentasjon i takt med prosjektet. Dette gjør at du får en strukturert innsamling og forhindrer skippertak på slutten.
- Interaxo har allerede en suveren endrings- og versjonshåndtering. Når vår FDV-prosess blir kombinert med Interaxo sine verktøy, sikrer du en detaljert og riktig FDV-innsamling.
Med en slik struktur og oppfølgning fra starten av, trenger du ikke å bekymre deg for tidskrevende FDV-innsamling. Interaxo gjør jobben enklere!
Hvorfor bruke Interaxo?
Vi har bygget malverket på byggetekniske-standarder som bygningsdelstabellen i NS3451:2009, det tverrfaglige merkesystemet til Statsbygg og støtte for SN/TS 3456:2018
Hvis dere har et eget merkesystem kan malverket også tilpasses dette.
Detaljert FDV-innsamling
En av grunnene til at du bør velge Interaxo som innsamlingssystem er at du automatisk får en utrolig detaljert FDV-prosess - uten ekstra arbeid!
Interaxo gir deg muligheten å legge til metadata som:
- komponentkoder
- komponentløpenummer
- leverandører
I tillegg har vi nummergenerator/dokument-ID, som kan brukes til f.eks. TFM merkingen. Det har også vært ønskelig at dokumenter som lastes opp, skal automatisk få et gitt navn. Dette har vi lagt til rette for, slik du kan legge til skreddersydde regler for å automatisere det.
Du får også tilgang til en arbeidsflyt for kontroll og godkjenning, som kan tilpasses og egnes for ditt prosjekt. Da ender du opp med en definert godkjennings-prosess som filer og dokumenter automatisk må gå gjennom, der de blir korrekt merket og godkjent.
Så hva med BIM?
BIM data kan benyttes som grunnlag for innsamlingen. Videre har vi et åpent API for å kunne knytte til andre systemer, eller lenke Interaxo sine oppføringer til BIM.
Fjern frustrasjonen fra FDV
Hos Interaxo får du altså mal for kontinuerlig innsamling av FDV dokumentasjon. Denne innsamlingen skjer i samme system der øvrig prosjektsamhandling og dokumentasjon foregår.
Bruker du Interaxo får du også ferdigstillelseskontroll, samt enkel gjenfinning og oppfølgning av status på dokumentasjonen.
Når prosjektet skal overleveres får du også eksport av dokumentasjon og metadata til andre systemer. Bli kvitt det manuelle arbeidet ved å ta i bruk vårt åpne API, og gjør overføring av data og dokumenter automatisk.
Ta kontakt med oss i dag, for å skreddersy din FDV-innsamling!